En vigueur depuis le 25 mai 2018, la présente Déclaration de confidentialité vous fournit des informations détaillées concernant la protection de vos données à caractère personnel par la Zone de secours de Luxembourg.

Nous sommes responsables du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de nos missions. Le but de cette Déclaration de confidentialité est de vous informer sur les données à caractère personnel que nous utilisons, les raisons pour lesquelles nous les utilisons et partageons, la durée de leur conservation et les modalités d’exercice de vos droits relatifs à ces données.

Nous attachons une grande importance au respect de la vie privée et de la protection de vos données personnelles dans l’exercice de nos missions. Il s’agit des données qui permettent de vous identifier directement ou indirectement.

Les données sont traitées en conformité avec le règlement européen 2016/679 (UE) sur la protection des données personnelles (RGPD) ainsi que la réglementation belge relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Nous nous engageons à prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour prévenir tout abus de vos données personnelles. Concrètement, cela signifie que :

Nous traitons vos données personnelles dans le cadre des missions légales de la Zone de secours Luxembourg à savoir :

Nous recueillons et utilisons uniquement les données personnelles qui sont nécessaires dans le cadre de nos missions légales ou d’intérêt public ou qui nous permettent de vous informer et/ou de vous répondre.

Si vous nous transmettez un formulaire de retour d’information ou un formulaire de demande d’information, nous traitons les informations nécessaires pour pouvoir vous contacter, c’est-à-dire vos nom, adresse, pays, numéro de téléphone, adresse électronique et autres données contenues dans votre demande ou vos commentaires.

Si la législation nous l’impose ou que cela résulte de votre fait (ex : vous mentionnez ce type d’information dans vos courriers) et éventuellement moyennant votre consentement préalable lorsque cela s’avère nécessaire, nous recueillons des données sensibles telles que des données de santé ou l’appartenance syndicale.

Les données que nous utilisons peuvent être collectées directement auprès de vous ou obtenues des sources suivantes, dans le but de vérifier ou d’enrichir nos bases de données :

Aucun transfert de données en dehors de l’Espace Economique Européen (« EEE ») ne sera réalisé sauf obligations légales et moyennant les garanties exigées en vertu du Règlement européen sur la protection des données personnelles UE 2016/679.

Afin d’accomplir les finalités précitées, nous divulguons vos données personnelles uniquement :

En tant qu’autorité fédérale, nous sommes soumis à la loi relative aux archives du 24 juin 1955 (modifiée par la loi du 19 mai 2009) et nous ne pouvons donc pas détruire librement les documents en notre possession. En outre, quand les documents d’une administration publique n’ont plus d’utilité administrative et/ou juridique, ils peuvent toutefois avoir un intérêt historique, scientifique ou statistique. Ils sont alors transférés aux Archives de l’État.

Dans cette optique, les documents administratifs en notre possession sont conservés pendant une durée déterminée en collaboration avec les Archives du Royaume, qui est fixée dans des tableaux de tri, que vous pouvez consulter ici.

Pour les documents qui ne sont pas repris dans ces tableaux, nous déterminons leur durée de conservation selon des critères objectivement définis, à savoir pour la plus longue des durées nécessaires au respect des dispositions légales et réglementaires applicables, ou compte tenu de certaines contraintes opérationnelles telles que la gestion d’éventuels contentieux en justice ou les demandes de l’Autorité de contrôle.

D’autre part, nous enregistrons également les communications électroniques (telles que les e-mails, messagerie instantanée ou autre technologie similaire) que vous avez avec nos agents.

Nous conservons les enregistrements des communications électroniques, aussi longtemps que la loi l’exige ou le permet, notamment durant la période au cours de laquelle un litige relatif à ces communications pourrait survenir.

Conformément à la réglementation applicable et sauf dérogations légales, vous disposez de différents droits, à savoir :

Nous nous engageons à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la destruction, la perte, la modification ou l’accès non autorisés, l’utilisation illégitime, la détérioration ou la divulgation.

Pour ce faire, nous utilisons des techniques et des procédures de sécurisation que nous ne détaillons pas sur cette page pour des raisons de sécurité.

Dans le cadre de nos missions légales et d’intérêt public, nous utilisons vos données personnelles. Vous avez accès à celles-ci, sauf exceptions légales. Vous pouvez, à tout moment, exercer les droits y afférents en vertu de la règlementation sur la protection des données personnelles.

Si vous désirez exercer vos droits conformément à la réglementation en vigueur, vous pouvez nous contacter soit par mail à l’adresse dpo@zslux.be, soit par courrier à l’adresse suivante :

Quel que soit le procédé utilisé, votre demande sera réceptionnée par le DPO qui examinera, en concertation avec le(s) service(s) concerné(s) la réponse la plus adéquate à y apporter, compte tenu des obligations qui nous incombent en vertu de la réglementation européenne et nationale relative à la protection des données à caractère personnel. Vous recevez ensuite un accusé de réception dans la semaine, attestant de la date d’envoi de votre demande.

En principe, votre requête sera traitée dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de votre demande. Au besoin, ce délai pourra toutefois être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité, du nombre ou de la diversité des demandes que vous avez formulées. Si tel est le cas, vous serez informé(e) de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de votre demande. Lorsque vous introduisez votre demande sous une forme électronique, les informations devant vous être fournies le seront en principe par voie électronique, à moins que vous n’ayez expressément demandé qu’il en soit autrement.

Un complément d’information pourrait vous être demandé afin de cerner davantage l’objet de votre demande si nécessaire, ou afin de confirmer votre identité en cas de doutes raisonnables à cet égard.

Nous attirons votre attention sur le fait que, si votre demande peut être considérée comme manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, nous pouvons refuser d’y donner suite ou exiger le paiement de frais qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données et de former un recours juridictionnel si vous estimez que notre réponse ne répond pas à votre demande ou que vos droits ne sont pas respectés ou qu’un traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation du Règlement général sur la protection des données. Veuillez, dans ce cas, adresser votre demande à l’adresse suivante :